مدیریت ایمیل ها همیشه کار سخی نیست و با دنبال کردن روش بیل گیتس برای سر و سامان دادن به نامه های الکترونیکی می‌توان خیلی راحت از شر هرزنامه ها و اسپم ها راحت شد.
اینترنت طی دهه‌های اخیر دستخوش تغییر قرار گرفته و دیگر برای دسترسی به آن هیچ مشکلی وجود ندارد. هر جایی که پای بگذارید یک شبکه وای فای وجود دارد. همچنین از آنجایی که وب سایت‌ها به صورت واکنش‌گرا طراحی می‌شوند، از هر دستگاهی می‌توانید به اینترنت و وب پای بگذارید. همچنین توسعه‌دهندگان بیشتر بر روی سرویس‌های پردازش ابری تمرکز کرده و به جای تولید نرم افزار مبتنی بر پلتفرم‌های مختلف، نرم افزارهای تحت وب را توسعه می‌دهند.
اما روش مدیریت پیام الکترونیکی تغییر زیادی نکرده است. نحوه ارسال و مدیریت ایمیل ها تقریبا شبیه به همان چیزی است که در سال ۱۹۷۱ و حین ارسال نخستین پیام های الکترونیکی انجام می‌شد. تنها تفاوت اصلی میان پیام های الکترونیکی امروز و حدود چهل سال قبل، گستره پیام‌های دریافت شده در هر روز است.روش مدیریت ایمیل به روش بیل گیتس :
۱٫ استفاده از دو مانیتور
بیل گیتس در ابتدا به این موضوع مهم اشاره کرد که در فضای کاری خود سه مانیتور دارد، اما تنها دو مورد از آن‌ها برای مدیریت ایمیل ها استفاده می‌شوند. مانیتور سمت چپ همیشه صندوق ورودی و ایمیل های دریافت شده را نشان می‌دهد. وی از مانیتور سمت راست برای خواندن و پاسخ‌دادن به ایمیل ها استفاده می‌کند.
۲٫ صندوق ورودی به عنوان لیست مدیریت کارها
برای مدیریت اعمال روزانه بهترین کار استفاده از اپلیکیشن‌های مدیریت امور یا همان است، اما بیل گیتس می‌گوید زیاد از این ابزارها استفاده نکرده و در عوض صندوق ورودی ایمیل خود را به چشم لیست امور روزانه می‌بیند. به همین دلیل وی برای مدیریت ایمیل ها آن‌ها را علامت‌گذاری کرده و هر کدام را بسته به محتوا و اهمیت آن در فولدری مخصوص قرار می‌دهد. از نظر وی صحیح‌ترین شیوه مدیریت ایمیل ها این است که زمان خود را صرف پیام‌هایی با بیشتری میزان اهمیت کنید.
منظم کردن مانیتورها
هر کارمند اداری همچون یک مدیر ارشد که با حجم زیادی از امور مختلف در هر روز مواجه است، باید حداقل دو مانیتور در محیط کاری خود داشته باشد. داشتن سه مانیتور می‌تواند کاملا ایده‌آل باشد، اما ممکن است به دلیل محدودیت فضا و مخصوصا بودجه نتوان این تعداد نمایشگر را تهیه کرد. در هر صورت داشتن بیش از سه صفحه نمایش در محیط کار بی‌فایده بوده و حتی ممکن است با سردرگم کردن فرد، کارایی او را کاهش بدهد.
استفاده از ایمیل ها به عنوان لیست امور روزانه
برخلاف آن چیزی که به نظر می‌رسد، تکنیک داشتن یک صندوق ورودی خالی کاربردی نبوده و مشکل دست و پنجه نرم کردن با کوله‌باری از ایمیل ها در هر روز را حل نمی‌کند. از طرفی بیل گیتس تنها کسی نیست که ایده استفاده از ایمیل ها به عنوان لیست امور روزانه را ارائه کرده است و افراد بزرگ دیگری در دنیای آی تی نیز چنین پیشنهادی داشته‌اند.
بدون دیدگاه برای پست " مدیریت ایمیل با روش بیل گیتس "